Klokkenluidersregeling

 

1. Algemeen

Ingevolge art. 32 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) dient een accountantsorganisatie te beschikken over een klokkenluidersregeling. Art. 32 VAO

1. De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

2. De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.

2. Reikwijdte

Onze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

A. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;

B. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;

C. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;

D. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;

E. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;

F. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de compliance officer in aanmerking komen.

3. Procedure

1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de compliance officer.

2. De melding aan de compliance officer vindt uitsluitend elektronisch plaats via complianceofficer@mk.nl

3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.

4. De compliance officer bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De compliance officer informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.

5. Indien sprake is van een situatie genoemd onder A en E, informeert de compliance officer onmiddellijk de directie. De compliance officer informeert hierover tevens de melder.

6. De compliance officer informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn / haar melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de compliance officer de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

7. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de compliance officer afgehandeld met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

4. Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de compliance officer ontheft van zijn geheimhoudingsplicht. De directie de accountantsorganisatie garandeert dat in geval medewerkers meldingen aan de compliance officer doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dit op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn / haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn / haar carrière.

error: Content is protected !!